Calquez l’usage de votre boîte aux lettres email, sur l’usage de votre boîte aux lettre « papier ».
Votre boîte aux lettre « papier » déborde de courriers et de publicités lors d’un retour de congés ? Pour une boîte de messages électronique c’est la même problématique : l’usage abusif de certains paramètres peut bloquer votre boîte d’emails, voire ralentir le serveur. Pire encore, le bloquer pendant un certain temps.
Tout d’abord, comment fonctionnent les échanges de courriers électroniques ?
Pour consulter les messages arrivés dans votre boîte-aux-lettres, vous utilisez des logiciels appelés “clients de messagerie”, comme Thunderbird, Webmail, Eudora, MozillaMail, Outlook, Outlook Express, etc.
Ces clients de messagerie peuvent accéder à une boîte aux lettres de deux façons différentes. Ces façons d’accéder à la boîte s’appellent des “protocoles d’accès”.
Les deux protocoles d’accès utilisés par les clients de messagerie sont :
- le protocole POP (Post Office Protocol)
- le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol)
C’est au niveau des options de votre client de messagerie qu’est défini l’usage du protocole POP ou IMAP pour accéder à vos messages électroniques sur le serveur de messagerie.
Comment fonctionne le protocole POP ?
Lorsque c’est le protocole POP qui est défini dans votre client de messagerie, ce dernier :
- se connecte au serveur de messagerie (là où se trouvent les nouveaux messages réceptionnés),
- copie les nouveaux messages sur le disque dur de votre ordinateur personnel ou smartphone,
- efface les messages du serveur de messagerie.
Vous avez ensuite la possibilité de lire vos messages, même si vous n’êtes plus connectés à Internet, puisque vos messages ne sont plus sur le serveur. Vous pourrez aussi classer vos messages dans différents “dossiers locaux” que vous aurez créés sur votre ordinateur personnel.
Une option de configuration du protocole POP appelée communément « laisser les messages sur le serveur », vous permet de ne pas effacer les messages du serveur, une fois qu’ils ont été copiés sur votre ordinateur. Il est même possible de définir un nombre de jours durant lesquels les messages ne doivent pas être effacés du serveur. Une fois cette limite dépassée, les messages seront effacés.
POP ne connaît que l’INBOX d’une boîte aux lettres. Il n’est pas possible d’accéder par POP à des dossiers qui auraient été créés sur le serveur (lors d’une connexion par IMAP ou via un Webmail).
Comment fonctionne le protocole IMAP ?
Lorsque c’est le protocole IMAP qui est défini dans votre client de messagerie, ce dernier vous montre une vue de ce qui se trouve sur le serveur. Cela signifie que les messages que vous voyez ne sont pas sur votre ordinateur personnel, mais sur le serveur. Vous pouvez créer des dossiers sur le serveur pour classer vos messages.
IMAP voit les dossiers qui sont sur le serveur, ainsi que les dossiers locaux de votre poste de travail. Vous pouvez ainsi facilement déplacer des messages du serveur vers votre poste, et inversement.
Si vous êtes déconnecté d’Internet (déconnexion volontaire, panne, etc), il n’est alors plus possible de relever votre boîte aux lettres, car les messages ne se trouvent que sur le serveur.
Quand utiliser le protocole POP ?
Le protocole POP s’utilise par exemple lorsque :
- votre connexion est intermitante, donc par principe, onéreuse (la connexion doit être la plus courte possible)
- vous accédez à vos messages depuis un seul ordinateur
- vous avez un ordinateur portable sur lequel vous voulez avoir accès à tous vos messages.
Dans ces deux premiers cas, l’avantage du protocole POP est qu’il vous permet de vous connecter brièvement à Internet pour copier vos messages de votre boîte-aux-lettres sur votre ordinateur. Vous pourrez ensuite vous déconnecter, et prendre tout le temps nécessaire à la lecteur de vos messages, sans dépenser un centime supplémentaire pour votre connexion.
Le protocole POP n’est pas conseillé si vous souhaitez accéder à vos messages depuis plusieurs endroits simultanément, car les messages étant effacés à chaque consultation (paramétrages standards), vous aurez l’impression de “manquer” ou de voir “disparaître” certains messages.
Quand utiliser le protocole IMAP ?
Le protocole IMAP s’utilise par exemple lorsque :
- votre connexion est permanente (connexion domestique ADSL, internet par le câble, etc)
- vous désirez accéder à tous vos messages depuis plusieurs endroits simultanément (à domicile, en déplacement, en voyage, etc)
- plusieurs utilisateurs partagent une boîte aux lettres de service, depuis différents postes de travail.
Le protocole IMAP est bien adapté dans ces cas, car où que vous vous trouviez, vous aurez toujours la même vue des messages sur le serveur. De plus, dans le cas d’une boîte partagée par plusieurs utilisateurs, chacun verra les mêmes messages : si un message est effacé par un utilisateur, les autres utilisateurs ne verront plus ce message. S’il est déplacé dans un dossier sur le serveur, tous les utilisateurs verront ce message dans ce dossier.
Gestion des quotas :
La taille des boîtes aux lettres sur le serveur est limitée à un certain volume en octets (Mo Go, tout dépend du paramétrage de l’administrateur système).
Quoi qu’il en soit, il faut savoir que les messages d’une boîte (ou d’un répertoire sur le serveur) sont en réalité comme un seul fichier texte. Si ce dernier commence par dépasser les 100 Mo, et à plus forte raison les 500 Mo, il va falloir plus de ressources au serveur pour manipuler le fichier en mémoire vive.
En plus de cela, sur un serveur il y a un certain nombre de comptes de messageries contrairement à un poste terminal (PC ou Smartphone). Sur ces derniers d’ailleurs, on peut facilement expérimenter un ralentissement de la machine si l’on garde précieusement dans le logiciel de messagerie quelques années de correspondances… On dépasse facilement des Go au niveau des fichiers de mails.
Il est conseillé de faire des sauvegardes dans de nouveau dossiers afin de scinder le fameux fichier texte regroupant les messages reçus.
De même, si vous utilisez IMAP, il faut faire attention à ne pas dépasser cette limite, sous peine de ne plus pouvoir recevoir les nouveaux messages (attente sur le serveur, puis retour à l’expéditeur). Il faut donc “faire le ménage” de temps en temps, et ne pas considérer l’espace sur le serveur comme un espace de stockage, mais comme un espace de travail courant. Le stockage se fera par l’utilisation de dossiers locaux.
Si vous utilisez POP, votre quota ne risque pas d’être dépassé car les messages sont effacés du serveur, à moins que vous ayez coché l’option « laisser les messages sur le serveur ». Dans ce cas, vous pourrez soit :
- limiter à quelques jours le « laisser les messages sur le serveur » (3 à 4 jours)
- faire le ménage via webmail.
Utilisation de “dossiers locaux” :
Les “dossiers locaux” (local folders, en anglais) sont des dossiers utilisés pour classer vos messages. Par “locaux”, on entend locaux à votre poste de travail, c’est-à-dire directement sur le disque dur de votre ordinateur, uniquement accessible depuis ce dernier, mais pas sur le serveur.
Si vous utilisez POP, les dossiers que vous créez sont forcément locaux.
Si vous utilisez IMAP, vous pouvez créez des dossiers locaux, en plus des dossiers que vous avez peut-être créés sur le serveur. Il est utile d’avoir des dossiers locaux, afin de “soulager” votre quota, par exemple en :
- plaçant votre dossier “Messages envoyés” en local,
- plaçant la “Corbeille” en local (si vous en utilisez une),
- mettant les messages contenant des gros fichiers attachés en local.
Protocole et configuration conseillés :
Il n’y a pas une configuration particulière à conseiller. Le choix d’un protocole plutôt qu’un autre dépend de votre utilisation.
Si une boîte aux lettres est accessible depuis plusieurs endroits, et/ou avec plusieurs clients de messagerie, et/ou par plusieurs utilisateurs, IMAP sera la meilleure solution.
Si vous n’avez qu’un ordinateur portable, que vous vous connectez avec cet ordinateur depuis plusieurs endroits différents, et que vous voulez avoir accès à tous vos messages sur cet ordinateur, ce sera POP qu’il faudra utiliser.
Quelques conseils si vous utilisez IMAP :
- mettez le dossier “Messages envoyés” en local,
- n’utilisez pas la “Corbeille”, mais plutôt “marquer les messages effacés”,
- classez dans des dossiers locaux les messages contenant de gros fichiers attachés.
Cette configuration permettra :
- d’éviter que votre boîte aux lettres ne se remplisse trop rapidement,
- de gérer votre quota plus facilement et d’éviter des problèmes d’effacement de messages lorsque le quota maximum est atteint,
- de retrouver dans nos sauvegardes nocturnes (dans la plupart des cas), des messages que vous auriez involontairement effacés (ce qui n’est pas possible si vous utilisez POP)
- d’éviter des corruptions dûes à l’utilisation de la corbeille.
Quelques conseils si vous utilisez POP :
- Utilisez un taux de rafraîchissement de 10 à 15 minutes. Une minute c’est trop court : si les messages n’ont pas fini d’être chargés, la requête suivante viendra téléscoper celle encore en cours et peut perturber l’activité du serveur,
- n’utilisez la fonction « laisser les messages sur le serveur » qu’en cas de besoin particulier,
- si vous utilisez la fonction « laisser les messages sur le serveur », limitez-le à 3 ou 4 jours, par exemple, en fonction de vos besoins,
- si vous partez en vacances, afin d’éviter une surcharge de la boîte, il faut paramétrer une redirection sans maintien des messages dans la boîte d’origine.
L’option « laisser les messages sur le serveur » n’est à utiliser qu’en cas de besoin particulier, car :
- elle peut être gourmande en ressources,
- elle laisse sur le serveur une copie des messages, ce qui peut faire diminuer rapidement l’espace disponible.
Mes messages “disparaissent”…
Certains utilisateurs ont parfois l’impression que leurs messages “disparaissent” de leur boîte aux lettres. Ils voient leurs messages pendant un temps, puis plus. Comme si quelqu’un vidait leur boîte à leur insu.
Dans la plupart des cas, le problème ne vient pas d’un accès illégitime à la boîte, mais d’une connexion POP (simultanée à la connexion POP ou IMAP courante) qui “mange” les messages, c’est-à-dire qui les efface du serveur.
Il suffit alors d’identifier depuis quel ordinateur vient cette connexion POP “gloutonne”, et de fermer le client de messagerie sur cet ordinateur.
>> COMMANDER UN SERVICE DE MESSAGERIES…
Note sur les messageries gratuites de plusieurs Go :
Tout d’abord, bien lire les conditions générales d’utilisation, car parfois certains services sont en Beta, ce qui implique : pas de responsabilité engagée si des problèmes survenaient (les clauses ne s’appliquent pas).
Les paramétrages sont limités, avec notamment un faible taux de rafraîchissement : les interrogation du serveur se font toutes les 10 voire 15 minutes.
Les pannes plus fréquentes, avec un SAV “industriel”, où l’utilisateur est noyé dans la masse.
>> VOIR LES PRINCIPALES GAMMES DE SERVEURS…
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